Allmänna handlingar vid Lunds universitet

Snabblänkar till sidans innehåll:

• Lunds universitets organisation och verksamhet
• Register, förteckningar eller andra sökmedel
• Tekniska hjälpmedel
• Kontaktinformation – allmänna handlingar
• Sekretessbestämmelser
• Uppgifter som lämnas till eller hämtas från andra myndigheter
• Försäljning av personuppgifter

 

Lunds universitets organisation och verksamhet

Organisation

Universitetets organisation framgår bland annat av nedanstående:

• organisationsschema över Lunds universitet
• sökfunktion på samtliga sidor på denna webbplats (www.lu.se) för fritextsökning av personal och verksamheter i katalogdatabasen lucat
• universitetets arkivbeskrivning (kan rekvireras från Universitetsarkivet – se Kontaktinformation).

Verksamhet

Universitetets verksamhet framgår bland annat av nedanstående:

• en årligen fastställd verksamhetsplan och resursfördelning (kontakta Registrator för aktuell version, se kontaktuppgifter nedan)
• universitetets årsredovisning (se aktuell version i PDF-format här intill)
• en kortfattad verksamhetsbeskrivning, och undersidor med ett urval av siffror från årsredovisningen
• aktuella regleringsbrev – ekonomiwebben.lu.se
   

Dokumenthanteringsplan

Vilka typer av handlingar som genereras av universitetets verksamhet framgår av universitetets dokumenthanteringsplan. För aktuell version av planen, se Medarbetarwebben:

Dokumenthantering – medarbetarwebben.lu.se
 

Register, förteckningar eller andra sökmedel

Diariet

Den huvudsakliga ingången till universitetets allmänna handlingar är diariet. För frågor om innehållet, kontakta Registrator (registrator [at] lu [dot] se, eller se kontaktuppgifter nedan).

Arkivförteckningssystem

De delar av universitetets allmänna handlingar som arkiverats finns förtecknade i ett arkivförteckningssystem. För frågor om innehållet, kontakta Universitetsarkivet (universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se eller se kontaktuppgifter nedan).

Specialsystem

Vissa typer av handlingar kan vara förtecknade i olika specialsystem, exempelvis

• ekonomisystem
• personal- och lönesystem eller
• system för studiedokumentation.

Vilka handlingar och vilka system detta berör framgår av universitetets dokumenthanteringsplan. För aktuell version av planen, se Medarbetarwebben:

Dokumenthantering – medarbetarwebben.lu.se

 

Tekniska hjälpmedel

Övergripande sökhjälpmedel som enskilda själva kan få använda saknas, bland annat av dataskyddsskäl.

Vid frågor, kontakta Universitetsarkivet eller Registrator, se kontaktinformation nedan.

Kontaktinformation

Information som rör universitetets allmänna handlingar lämnas främst av Registrator och Universitetsarkivet.

Registrator
E-post: registrator [at] lu [dot] se, lu [at] lu [dot] se
Telefon: 046-222 71 40 (måndag–fredag 9–11:30)

Universitetsarkivet
Jourhavande arkivarie
E-post: universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se
Telefon: 046-222 16 70 (måndag–fredag 9–11:30)

Sekretessbestämmelser

Lunds universitets breda verksamhet – inte minst inom forskningen – gör att stora delar av Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) kan vara tillämpliga på universitetets handlingar. Vanligt förekommande sekretessgrunder (med hänvisning till OSL inom parentes) är bland annat följande:

• överföring av sekretess när uppgift i forskningsändamål inhämtas från annan myndighet (11:3)
• kunskapsprov (17:4)
• förundersökning  (18:1)
• säkerhets- eller bevakningsåtgärd (18:8)
• uppgift om myndighetens affärs- och driftsförhållanden (19:1)
• anbud och upphandling (19:3)
• fackliga förhandlingar (19:6)
• enskilds hälsotillstånd (21:1)
• kontaktuppgifter till studenter (21:3)
• massuttag av personuppgifter (21:7)
• psykologisk undersökning och behandling för studenter (23:5)
• avskiljandeärenden (23:6)
• psykologisk undersökning för forskningsändamål (24:1)
• etikprövning av forskning (24:3)
• dialektologisk och etnologisk upptagning (24:4)
• samverkansforskning (24:5)
• statistikproduktion och statistisk forskning (24:8)
• enskilds hälsotillstånd inom företagshälsovården (25:1)
• uppdragssekretess (31:12)
• uppgift om enskilds affärs- och driftsförhållanden (31:16-17)
• patentsekretessen (31:20-21)
• psykologisk undersökning och behandling för personal (39:1)
• enskilds hälsotillstånd inom personaladministrationen (39:2)
• omplaceringsärenden (39:2)
• kontaktuppgifter till personal (39:3)
• urvalstester vid anställning (39:5a)
• bibliotekslån (40:3)

Vilka av universitetets handlingar som kan omfattas av sekretess framgår även av universitetets dokumenthanteringsplan.

Dokumenthantering – medarbetarwebben.lu.se

 

Uppgifter som lämnas till eller hämtas från andra myndigheter

HR-området

• Anställningsuppgifter samt uppgifter om sjukfrånvaro – till SCB, 1 gång/år

Utbildningsområdet

Inom utbildningsområdet hämtar universitetet uppgifter från andra myndigheter, till exempel från

• Skatteverket
• Universitets- och högskolerådet (UHR)
• Migrationsverket (MIV)
• andra högskolor.

Universitetet lämnar även personuppgifter till andra myndigheter, till exempel

• Migrationsverket
• Centrala studiestödsnämnden (CSN)
• Statistikmyndigheten SCB
• Kammarkollegiet.

Universitetet lämnar bara sådana uppgifter som vi har rätt att lämna ut enligt Förordning (1993:1153) om redovisning av studie med mera vid universitet och högskolor.

Ekonomiområdet

• Årsredovisning – till regeringen, 1 gång/år
• Ekonomisk statistik – till Universitetskanslersämbetet, 1 gång/år
• Prognos över beräknat utfall för anslaget till utbildning samt för beräknat utnyttjande av låneramen – till Regeringskansliet och Universitetskanslersämbetet, 2 gånger/år
• Utrikeshandel – tjänster, löner, transfereringar – till Statistiska centralbyrån SCB, 1 gång/kvartal
• Forskning och utveckling vid universitet och högskolor – till Statistiska centralbyrån SCB, vartannat år
• Intrastatredovisning – till Statistiska centralbyrån SCB, 1 gång/månad
• Ekonomiskt utfall – till Ekonomistyrningsverket och Hermes, 1 gång/månad, utökat 1 gång/kvartal
• Ekonomiadministrativ uppföljning – till Ekonomistyrningsverket, 1 gång/år
• Avgifter – till Ekonomistyrningsverket, 1 gång/år
• Antal anställda och sjukfrånvaro – till Ekonomistyrningsverket, 1 gång/år
• Särskild dokumentation – till Ekonomistyrningsverket, 1 gång/år
• Avgiftssamråd – med Ekonomistyrningsverket, vart tredje år
• Momsredovisning – till Skatteverket, 1 gång/månad
• Transaktioner – till Riksrevisionen, vid efterfrågan
• Transparensredovisning – till Riksrevisionen, 1 gång/år
• Enkät gällande e-handel inom offentlig sektor – till DIGG – Myndigheten för digital förvaltning, 1 gång/år
• Låneupptagning – till Riksgälden, 2 gånger/år
• Saldo på räntekontot – från Riksgäldskontoret, 1 gång/månad
• Enkätundersökning gällande myndighetens betalningsverksamhet – till Riksgälden, vartannat år
• Rapportering angående hel- och delägda företag – till Kammarkollegiet, 1 gång/år

Försäljning av personuppgifter

Lunds universitet säljer inte några personuppgifter.