Ingång för leverantörer

Även om fakturan skickas elektroniskt ska följande adress anges på fakturan:

Lunds universitet
Namn på institution/avdelning
Box 188
221 00 Lund

Observera: Det är viktigt att enbart fakturaadressen står i adressfältet.

Fakturareferensen ska anges i särskilt fält. Om namnet på beställaren trots detta anges i fakturaadressen får namnet aldrig stå före Lunds universitet. Då kan fakturan betraktas vara utställd till beställaren och inte till Lunds universitet. Beställaren riskerar då att bli personligt betalningsansvarig.

För att fakturan ska hamna hos rätt person på Lunds universitet i systemet måste alltid referens anges i rätt fält på fakturan. Beställarreferensen är för- och efternamn på beställaren till exempel "Anna Andersson".

Om du har mottagit en order från oss finns ett inköpsordernummer med på underlaget som också behöver inkluderas på e-fakturan. Ordernummer börjar på LU följt av 8 siffror LUxxxxxxxx.

På fakturan ska artikelns eller tjänstens benämning anges i avsett fält. Benämningen ska med ett eller ett fåtal ord beskriva artikeln/tjänsten på ett tydligt och konsekvent sätt, till exempel:

• ”Flödescytometer [modellbeteckning]”
• "Bärbar dator [modellbeteckning]”
• ”Installation av belysning”

Det är inte tillräckligt att enbart ange modellbeteckning, adress, personnamn eller beskrivningar av typen ”enligt offert”, ”konsultarvode”, eller ”se specifikation”.

Benämningen ska vara korrekt stavad. Förkortningar, särskrivningar och omvänd ordföljd ska undvikas. Fakturarader utan belopp, så kallade nollrader, ska inte användas.

Om det krävs specifik eller utförlig tilläggsinformation för att förstå vad benämningen avser, såsom datum, adress och personnamn; ange sådan information som tilläggsinformation till fakturaraden i ett fält som är avsett för den informationen.

Vi tar emot Peppol BIS Billing 3.

Lunds universitets mottagar-ID inom Peppol: 0007:2021003211

Se hur du anger referenser och annat fakturainnehåll:

Exempelfaktura Peppol Bis (PDF 335 kB, ny flik)

För att skicka e-faktura utan Peppol behöver du fråga din leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst om vilken VAN-operatör de använder.

Om de använder någon av VAN-operatörerna i listan nedan meddelar du operatören att Lunds universitet har följande uppgifter:

GLN: 7350032940007

Momsregistreringsnummer: SE202100321101

Vår operatör: Visma Proceedo

Lista med anslutna Van-operatörer:

• InExchange
• Pagero
• Crediflow
• Kofax Invoice Portal
• Visma SPCS
• Swedbank
• Basware
• BGC
• Tietoevry

Saknar du som leverantör en systemlösning för att skicka e-faktura direkt från ditt system kan du använda Visma Proceedo Leverantörsportal.

Den är gratis och du kan skicka obegränsat med fakturor till alla organisationer och myndigheter som använder Visma Proceedo.

För att börja registrera dina fakturor, kontakta oss via formuläret längst ned på denna sida. Välj kategori "Leverantörsfaktura till Lunds universitet" och skriv att du önskar bli inbjuden till Visma Proceedo Leverantörsportal. Du får då en inbjudan av Visma Proceedo via e-post. Registrera ditt konto och därefter kan du börja fakturera.

Det finns ett flertal andra gratistjänster tillgängliga på marknaden. Viktigt att ni väljer den tjänst som passar er bäst utifrån era förutsättningar.