LUM har pratat med cheferna för de flesta fakultetskanslierna och ett par sektionschefer om hur pandemin påverkat dem och deras medarbetare och hur man tänker sig att arbeta i höst. Distansarbetsavtalen som ger möjlighet att arbeta fyrtio procent av sin arbetstid på distans, har de allra flesta undertecknat och de löper på lite olika längd. Några har skrivit ettåriga kontrakt med sina medarbetare och andra halvårs. Ingen av de administrativa cheferna tror annat än att avtalen kommer att förlängas.
Plus och minus
– Vi har haft workshops där vi listat plus och minus och även hur vi ska göra för att vända minusen till plus, säger Catrin Malmström på det naturvetenskapliga fakultetskansliet.
Det största plusset som alla chefer rapporterar om är att möjligheten att distansarbetet underlättar för medarbetarna att få ihop livspusslet. Att slippa pendla långa sträckor varje dag. Att känna att man jobbar på en modern arbetsplats och den tilliten som följer med en flexibel arbetstid.
På samma sätt i höst
Från LTH:s kansli rapporterar Beatrice Nordlöf att flexibiliteten är väldigt uppskattad och återkopplingen från avdelningscheferna är positiv och att man fortsätter att arbeta på samma sätt under hösten.
Malou Engberg de Carvalho på det samhällsvetenskapliga fakultetskansliet menar att LU är en stor modern arbetsplats och då kan man inte ta tillbaka den flexibiliteten som distansarbetet innebär.
– Jag ser inget sådant alternativ, säger hon.
Under själva pandemin hade hon individuella avstämningsmöten med sina sexton medarbetare varannan vecka och under veckorna frivilliga starta-dagen-möten vid halv nio. Nu hålls i stort sett inga digitala möten inom kansliet längre, utan alla är på plats när det är gemensamma möten.
– Fredagen väljer många att arbeta hemifrån, konstaterar hon.
Nästan alla möten på plats
Även på det juridiska fakultetskansliet håller man nästan alla möten på plats. Helena Josefsson berättar att man försökt med hybridmöten med några på plats och andra på länk, men att det inte fungerat särskilt bra. Hon ser gärna att alla är på plats minst en dag i veckan då man kan ha de gemensamma mötena.
– Det är viktigt med balans både i arbetslivet och privat. Och känner man att någon jobbar hemifrån för mycket kan man kanske bara säga det – ”vi saknar dig”, säger hon.
Ett undantagsbeslut
På den konstnärliga fakulteten fattade dekanen ett undantagsbeslut gällande närvaron under pandemin. Det är svårt att utöva teater, musik och konst på distans varför den verksamheten i stor utsträckning fick fortsätta på campus, dock med minsta möjliga trängsel och så smittsäkra miljöer som möjligt.
– Det innebar ett stort behov även av tekniker och administratörer, säger Moa Lindell på kansliet. Och det blev ett rätt hårt tryck på dem för de fick se till att verksamheten kunde bedrivas så smittsäkert som möjligt.
På kansliet arbetar åtta personer som kan utnyttja de fyrtio procenten som distansavtalen tillåter – men på institutionerna utnyttjas avtalen mer sparsamt.
Vana vid att alla inte är på jobbet
Sektionen Externa relationer inom den universitetsgemensamma förvaltningen har 55 medarbetare, och sektionschef Margareta Nordstrand menar att deras verksamhet har en viss vana vid att alla inte är på jobbet.
– Vi har alltid folk utomlands och kunde detta med digitala möten, så omställningen för vår del var ganska odramatisk.
Men bland dem som jobbar på kontoret så är det tisdagar som alla ska vara på plats. I övrigt kommer man överens om vilka andra dagar man är på kontoret och så fortsätter man jobba även framöver.
Margareta Nordstrand pekar också på två minus med det nya arbetssättet som pandemin fört med sig. Det ena är när man försöker jobba samtidigt som man vabbar, och där får hon medhåll av bland andra Malou Engberg de Carvalho som tycker att är det vab så ska det vara det och då ska man inte jobba.
Mer förvaltning än utveckling
Alla chefer är också överens om att produktiviteten, verksamhetens behov, inte blir lidande på grund av att medarbetarna arbetar hemifrån. Men Margareta Nordstrand menar att man missar en del nya idéer som kan finnas i klivet utanför vardagsjobbet.
– Det blir mer av förvaltning än utveckling, säger hon.
Mattias Brattström ser fram mot mer närvaro i kafferummen i höst då han kan läsa av stämningen bland medarbetarna.
– Det blir en plattare kontakt när man inte ses, tycker han.
Högre krav på medarbetarskapet
Från centralt håll ser HR-direktören Marie Härstedt inte heller några hinder för fortsatt distansarbete framöver.
– Jag har inte fått några signaler om att det inte fungerar, säger hon. Men så klart ställer det högre krav på medarbetarskapet och som chef och ledare får man vara lite vaksam. Med nya arbetssätt uppstår nya dilemman.
Hon tycker att det är intressant hur en faktor utifrån kan påverka en organisation till att bli så förändringsbenägen som universitetet blivit.
