När Hanieh Heidarabadi påbörjade sin nya tjänst i maj förra året tänkte hon först att uppdraget nog skulle präglas av en hel del motvind med tanke på att många människor kan ha en ganska personlig koppling till sina arbetsrum inom akademin. Det kan väcka många känslor när en utomstående kliver in och föreslår förändringar.
– Jag har ställt en hel del tuffa och obekväma frågor, säger Hanieh Heidarabadi.
Ifrågasätter storleken
Exempelvis har hon vid några tillfällen frågat anställda om de verkligen måste ha så stora rum. Hon har inte heller dragit sig för att ifrågasätta på ledningsnivå hur verksamheter kan säga att de har lokalbrist samtidigt som de har anställda i rum som är 25–30 kvadratmeter stora. Sådana rum skulle kunna göras om för att ge arbetsplats till fler personer, menar hon.
under sin inventering av lokalbristen på fakultetens kansli kunde hon konstatera att nyttjandegraden för kontorsrummen låg på enbart 60 procent. Efter ommöblering och sammanställning av vilka som kunde dela rum med varandra gick kansliet från att behöva åtta nya arbetsplatser till att inte alls behöva fler kontor.
– Om man inte vågar ställa obekväma frågor blir det ingen förändring. Men det är viktigt att vara lyhörd och involvera verksamheten, säger hon.
Hjälper att möblera om
Hanieh Heidarabadi lyckades genom ommöbleringen också avhjälpa kansliets brist på möteslokaler. I sin inventering av det faktiska läget konstaterade hon att den upplevda bristen på sådana lokaler främst handlade om ett behov av olika typer av mötesrum. I detta fall saknades ett rum för spontanmöten, vilket skapade en allmän känsla av lokalbrist. Dessutom föreslog Hanieh Heidarabadi en samordning av lokalbokningssystemen mellan olika verksamheter för att frigöra fler möteslokaler.
Fakultetens satsning på att anställa en lokalsamordnare har inneburit ett nytt sätt att jobba med lokalfrågan i verksamheterna. Hanieh Heidarabadi har en bakgrund som både arkitekt och naturvetare. Hon inventerar och analyserar och blir en kvalificerad länk mellan verksamheterna och LU Byggnad.
Lätt att bli hemmablind
När hon började sin tjänst pratade alla verksamheter inom fakulteten om lokalbrist. Det är lätt att man blir hemmablind, menar Hanieh Heidarabadi. På Geocentrum visade hennes inventering att det inte behövs fler kvadratmeter trots planerna på att flytta in ytterligare verksamhet i byggnaden. Nu jobbar hon med Fysicum, och där är situationen densamma.
Om man inte vet nyttjandegraden så vet man inte heller behovet, påpekar hon. Hanieh Heidarabadi har analyserat nyttjandegraden för kontor, labbutrymmen, föreläsningssalar. Det har varit ett pussel att förstå omfattningen av hur mycket olika lokaler används. Kontorsrum kan exempelvis stå tomma av en rad olika skäl: distansarbete, möten, sjukdom, vab, föräldraledighet, tjänstledighet, forskningsresor. Detta kan ge en nyttjandegrad på enbart 20–50 procent. Och för grundutbildningslokaler kan det handla om att det främst behövs bättre schemaläggning istället för fler utrymmen.
– På ett ställe hittade jag ett kontorsrum som stått oanvänt sedan dess innehavare gick i pension fyra år tidigare, säger Hanieh Heidarabadi.
